Keuntungan Menggunakan Dokumen Digital
Di era yang serba digital seperti sekarang ini, penggunaan dokumen fisik sudah banyak mulai ditinggalkan. Baik perusahaan yang berskala kecil maupun besar sudah banyak yang beralih menggunakan dokumen digital. Ada banyak sekali keuntungan menggunakan dokumen digital, dari mulai penyimpanan dokumen lebih mudah hingga lebih efektif proses analisisnya. Akan tetapi, sebelum membahas lebih jauh tentang keuntungan menggunakan Dokumen Digital, kita perlu tahu dulu tentang apa itu dokumen digital.
Apa itu Dokumen Digital
Dokumen digital merupakan sebuah file elaktronik yang didalamnya memuat sebuah informasi. Informasi yang dimuat dapat terdiri dari berbagai format, dari mulai format teks, gambar, audio, hingga video.
Dengan menggunakan perangkat elektronik seperti komputer, laptop, tablet dan ponsel, dokumen digital dapat dibaca, ditampilkan dan diedit. Hal inilah yang membedakan dokumen digital dengan dokumen fisik yang berupa kertas maupun materi fisik yang lain.
Menggunakan dokumen digital memiliki banyak keuntungan, dari mulai kemudahan penyimpanan yang tidak memakan space banyak seperti dokumen fisik, kemudahan proses pengeditan hingga kemudahan dalam berbagi dokumen.
Keuntungan Menggunakan Dokumen Digital
Dalam aktivitas sehari-hari atau bisnis, menggunakan dokumen digital mempunyai berbagai keuntungan jika dibanding menggunakan dokumen fisik. Nah, berikut ini adalah beberapa keuntungan menggunakan dokumen digital.
Mudah Dalam Mengakses
Dokumen digital bisa diakses dengan mudah di mana saja menggunakan perangkat elektronik seperti komputer, laptop, tablet dan ponsel. Jika dibandingkan dengan dokumen fisik, tentu dokumen digital lebih cepat dan mudah diakses.
Lebih Hemat Ruang Penyimpanan
Dengan menggunakan dokumen digital, maka tidak perlu mengalokasikan ruang untuk penyimpanan dokumen. Hal itu karena dokumen dapat disimpan di perangkat elektronik, bahkan bisa disimpan secara online. Itu artinya hal ini lebih menghemat biaya operasional dalam bisnis. Selain itu untuk pengarsipan dokumen, prosesnya juga mudah, tinggal membuatkan folder di perangkat elektronik, kemudian arsipkan dokumen sesuai kategorinya agar lebih terorganisir.
Ada Banyak Format yang Tersedia
Dokumen digital dapat berupa berbagai format dari format teks, gambar, audio, video maupun gabungan dari beberapa format. Dengan demikian ini dapat memungkinkan untuk menyimpan berbagai jenis format sesuai kebutuhan.
Lebih Mudah Dalam Mengirim atau Berbagi Dokumen
Dokumen digital lebih mudah dikirim atau dibagikan lewat email, maupun platform online yang lain. Dengna demikian hal ini akan memudahkan pemilik dokumen untuk berkolaborasi dengan orang lain, terlebih apabila mereka berada di tempat yang berlainan.
Lebih Mudah Dianalisis
Dokumen bukan hanya digunakan sebagai media untuk menyimpan informasi saja, akan tetapi juga untuk dianalisis sesuai dengan kebutuhan. Jika menggunakan dokumen fisik, maka proses analisis akan menyita banyak waktu karena kita perlu membuka lembaran demi lembaran untuk dapat merangkumnya. Sedangkan untuk dokumen digital, proses analisisnya bisa dilakukan lebih mudah menggunakan perangkat komputer, bahkan bisa juga diotomatisasi.
Dokumen tidak mudah rusak
Dokumen fisik lebih rentang mengalami kerusakan, misalnya terkena tumpahan air, tinta memudar karena disimpan terlalu lama, atau mungkin terbakar api. Beberapa risiko tersebut mungkin tidak ditemukan pada dokumen digital, karena semua data disimpan secara elektronik.
Mudah Untuk Diedit
Mungkin dalam kondisi tertentu perubahan data yang ada pada dokumen perlu untuk dilakukan. Nah, untuk dokumen digital ini perubahan data dapat dilakukan dengan mudah dan cepat karena tidak perlu mencetaknya.
Membantu Dalam Menjaga Lingkungan
Dengan menggunakan dokumen digital, maka akan membantu dalam mengurangi penggunaan kertas. Seperti yang telah diketahui, bahwa kertas bahan dasarnya adalah kayu. Semakin banyak jumlah kertas yang dipakai manusia, maka semakin banyak pula pohon yang ditebangi. Apabila kita beralih menggunakan dokumen digital itu artinya kita ikut berkontribusi dalam menjaga lingkungan.
Demikian penjelasan tentang keuntungan menggunakan dokumen digital semoga informasi diatas dapat bermanfaat. Nah, bagi kamu memiliki dokumen fisik dan ingin mengkonversinya ke dalam bentuk dokumen digital, kamu bisa memanfaatkan Tools OCR. Tools tersebut memiliki kecanggihan dalam mengekstrak data penting dari berbagai jenis dokumen fisik seperti kuitansi, faktur hingga e-statement. Hanya dengan mengambil foto lalu menguploadnya ke dashboard, maka kecanggihan algoritma dari tools tersebut akan memproses informasi dengan capat dan mengintegrasikannya ke dalam sistem pilihanmu seperti Excel, Google Sheets, Platform Akuntansi maupun API dengan mudah.
